Torne sua base de conhecimento mais acessível às pessoas que precisam dela, criando um software personalizado de gerenciamento.
Muitas empresas organizam suas informações internas da mesma forma que organizamos a gaveta de diversos itens em nossas cozinhas – jogando tudo o que temos dentro dela e presumindo que lembraremos que ela está lá quando precisarmos. Infelizmente, ambos os sistemas acabam sendo uma bagunça caótica que torna impossível encontrar qualquer coisa.
Um sistema eficaz de gestão do conhecimento é importante para empresas de todos os tamanhos. Ajuda a preservar e comunicar o conhecimento institucional, dá aos trabalhadores acesso a informações importantes e garante a consistência em toda a sua organização.
Para fazer isso de forma eficaz, ele deve ser bem organizado, acessível em qualquer lugar em que o trabalho esteja sendo realizado, fácil de pesquisar, seguro e capaz de armazenar todos os tipos e formatos de arquivos diversos. Além de tudo isso, ainda precisa ser simples o suficiente para não sobrecarregar quem procura informações.
É perfeitamente possível criar um sistema de gestão de conhecimento simples e eficaz para o seu negócio com bastante facilidade – você só precisa de algum planejamento e das ferramentas certas. Criar uma solução personalizada pode ser a abordagem ideal para você e sua equipe, e é mais fácil do que você imagina.
Os benefícios da gestão do conhecimento
O objetivo de um sistema de gestão do conhecimento é simples – ele fornece às pessoas as informações de que precisam para concluir melhor as tarefas. Se você não tem um sistema ou tem um sistema tão desorganizado que as pessoas não querem usá-lo, sua equipe não será tão eficaz quanto poderia ser.
Ter um sistema eficaz de compartilhamento de conhecimento traz os seguintes benefícios:
- Maior produtividade – Como as informações são organizadas, as equipes podem encontrar rapidamente as informações necessárias e usá-las para ajudá-las na melhor tomada de decisões e execução de tarefas.
- Melhor conformidade – Os funcionários têm acesso fácil às instruções corretas. É mais fácil para eles seguirem as diretrizes e seguirem os POPs.
- Fonte única de verdade – Todos os funcionários trabalham com as mesmas diretrizes, criando consistência em toda a organização.
- Preservação do conhecimento institucional – Você tem um sistema para registrar e armazenar informações, de modo que há menos probabilidade de perder conhecimento institucional quando os membros da equipe passam para novas funções ou empresas.
- Silos de informações reduzidos – As informações são compartilhadas por toda a empresa, em vez de serem isoladas por equipe ou função.
A Technip FMC criou um aplicativo de gerenciamento de conhecimento para armazenar folhetos de vendas, manuais e informações de produtos para suas equipes de vendas em campo, economizando US$ 100.000 em custos de impressão e horas de produtividade em seu primeiro ano.
Tipos de software de gestão do conhecimento
Os usos internos do conhecimento organizacional podem incluir:
- Integração de funcionários – Coloque todas as informações importantes de integração em um só lugar para que os novos funcionários possam se atualizar rapidamente e a gerência ou o RH não precisem se esforçar para encontrar os documentos certos para cada nova contratação.
- Learning Management System (LMS) – Aprimore sua equipe em áreas específicas com cursos estruturados por meio de documentação ou instruções para seus processos exclusivos.
- Diretrizes da marca – Organize os ativos da marca, diretrizes e instruções de tom de voz para que você possa manter facilmente qualquer comunicação externa alinhada.
- POPs da empresa – Colete procedimentos operacionais padrão para processos comuns da empresa para que qualquer pessoa que execute uma tarefa pela primeira vez (ou refresque a memória) ainda possa concluí-la corretamente.
- Manuais de produtos – Armazene informações detalhadas sobre cada um dos produtos da sua empresa para que os técnicos de campo possam consultá-los ao realizar a manutenção, vendas e marketing possam transmitir informações precisas sobre os produtos ou o suporte ao cliente possa consultar detalhes rapidamente.
- Documentação de suporte ao cliente – Crie um repositório detalhado de informações sobre produtos, perguntas frequentes, desafios comuns e soluções de práticas recomendadas para que seus agentes de suporte possam ajudar os clientes rapidamente e fornecer uma melhor experiência ao cliente.
Os casos de uso de gerenciamento de conhecimento externo são normalmente recursos de autoatendimento que os clientes podem consultar ao tomar uma decisão de compra, solucionar problemas ou aprender como usar um de seus produtos ou serviços. Recursos organizados e acessíveis como esses podem aumentar a satisfação do cliente e gerar conversões. A gestão do conhecimento externo pode assumir a forma de:
- Documentação do produto – Informações detalhadas sobre o produto para ajudar os clientes a aprender mais sobre seus produtos, tomar decisões de compra informadas ou solucionar seus próprios problemas.
- Learning Management System (LMS) – Programas de aprendizagem que ajudam seus clientes a usar seu produto ou serviço de maneira mais eficaz. Especialmente importante se o seu produto tiver muitos recursos técnicos ou uma curva de aprendizado.
- FAQs – Coleções de perguntas frequentes e suas respostas correspondentes em um banco de dados fácil de pesquisar.
- Banco de dados de chatbot – Seu banco de dados de conhecimento pode alimentar um chatbot que os clientes podem usar para obter respostas imediatamente em tempo real, em vez de esperar que um agente fique online.
O Glide facilita a construção de um sistema de gerenciamento de conhecimento personalizado para sua empresa, sem a necessidade de codificá-lo. Para economizar tempo, você pode começar com um modelo genérico como este modelo de aplicativo de gerenciamento de conhecimento . Isso fornece os recursos essenciais de que você precisa, que você pode personalizar para atender às suas necessidades específicas.
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